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한국에서 대형 오픈소스 혹은 IT 기술 컨퍼런스를 열면, 외국인 참석자가 있는 경우도 있을 것입니다. 특히 여러 국가를 순회하면서 열리는 행사를 한국에 유치하면 필연적으로 발표자는 물론, 해당 행사의 조직위원회, 이전에 여러번 참가한 참석자 등 많은 숫자의 외국인이 행사에 참석하게 됩니다. 대한민국은 단기 체류(90일 이하 체류)에 대해 사증 면제 정책이 여러 나라에 열려있는 한편, 생각보다 많은 나라에 대해서 단기 체류 목적으로 입국 전 사증을 요구하기도 합니다.

그래서 행사에 참석하는 외국 중 단기 체류 사증이 필요한 경우가 있습니다. 보통 주최 측에서 사증 초청장을 제공하여 사증 발급을 지원하면, 해당 외국인 참석자는 가까운 대한민국 제외공관이나 비자신청센터 혹은 제외공관이 지정한 대행사에 방문 또는 우편으로 접수하여 지원하게 됩니다.

행사마다 또 차이가 있지만, 보통 외국인 참석자 대상으로 사증 초청장 등을 지원하는 경우 행정력이 상당히 많이 소모되고 외국인 초청에 대한 법적인 책임도 부담해야 하는 경우가 많아 PCO(Professional Convention Organizer)등의 국제행사 전문 대행사에 위탁하는 경우가 많습니다. 하지만 행사 운영 예산이 부족하여 대행사에 위탁하기 위한 비용부담이 커서 어려운 조직도 많을 것 입니다. 아니면 초청장을 제공할 외국인 숫자가 적어서 직접 하는것이 더 나은 경우도 있습니다. 본 웹사이트는 이렇게 어쩔 수 없이 직접 사증 지원을 제공해야 하는 행사 조직위원회 담당자 분들을 대상으로 사증 지원 방법에 대한 정보 제공을 목적으로 합니다.

사증(비자)

우리가 흔히 “비자”라고 부르는 것의 공식 명칭은 “사증”입니다. 사증은 입국하고자 하는 외국인을 대상으로 입국을 허가해 주는 일종의 허가증으로, 입국의 종류와 목적, 체류자격 및 체류기간 등이 명시됩니다. 한국에 방문하고자 하는 모든 외국인은 단기체류(90일 이하)가 아니면 유효한 여권 및 사증이 있어야 입국이 가능하고, 단기체류 또한 사증이 요구되는 경우 사전에 발급받아 입국해야 합니다.

사증의 종류에는 여러 종류가 있는데, 보통 행사 참석 목적으로 한국을 방문하는 경우 단기체류이기 때문에 C-3 계열 사증을 발급받아 방문하게 됩니다.

외국인 중 단기 체류시 사증이 면제되는 인원은 사증 발급이 필요하지 않습니다. 대신 대부분의 경우 K-ETA 가 필요합니다.
C-3-1(단기일반): 주최측에서 사증 초청장을 지원하여 사증 신청을 하는 경우 이 사증으로 발급하게 됩니다. 원칙적으로 행사 참석 목적으로 한국에 방문하는 외국인은 이 사증을 받아 입국해야 합니다.
C-3-9(순수관광): 행사 주최측의 행정력에 따라 실무적으로 모든 참석자에게 C-3-1 발급을 위한 사증 초청장 지원이 어려운 경우도 있습니다. 이런 경우 발표자와 준비위원 등 중요 인원을 제외한 참석자는 실무적으로 주최측 안내에 따라 사증 초청장 없이 C-3-9 사증에 지원하여 발급받아 입국하게 되는 경우도 자주 있습니다.

일반적인 사증 지원 절차

일반적으로 행사 참석 목적으로 한국을 방문하는 외국인 대상으로 사증 초청장 지원 시 아래와 같은 절차를 거치게 됩니다.

피초청인(외국인)이 행사 주최측에 초청장 지원 신청
초청인(주최측)에서 지원 신청 접수 및 확인
초청인이 해당 피초청인 신원 확인
초청인이 해당 피초청인 관할 공관과 사증 신청에 필요한 구비서류 등 확인. 피초청인이 준비해야 할 구비서류 확인하여 안내
초청인이 사증 초청장, 신원보증서(필요한 경우에만), 행사소개서 등 초청인측 구비서류 준비
초청인측 구비서류 준비 후, 피초청인에게 전달 및 사증 지원 안내
피초청인이 가까운 관할 제외공관(혹은 제외공관이 지정한 대행사나 비자신청센터)에 방문 혹은 우편으로 사증 신청 접수
제외공관에서 사증 신청 심사. 제외공관에서 추가 서류 요구하는 경우 피초청인 준비하여 제출
사증이 허가되어 발행 된 경우, 피초청인은 여권을 다시 돌려받고 온라인으로 “사증발급확인서(Visa Grant Notice)” 내려받아 인쇄하여 입국 시 지참.

계속하기 앞서 확인할 사항

외국인 참가자의 사증 발급을 지원할 목적으로 제공되는 초청장도 일반적으로 생각되는 초청장(행사를 개최하게 되어 초대하고자 하니 참석을 요청하는 내용)이라고 많이 생각 하십니다. 그렇지 않다는 것을 명심 해 주시기 바랍니다. “초청장” 혹은 “사증 초청장” 이라는 용어 자체가 필요한 맥락을 포함하지 않아 자주 생기는 오해인데, 사증 발급시 주최측에서 제공하는 초청장은 “제외공관의 장을 수신자로 하여 행사에 참석하는 외국인을 대상으로 사증 발급을 요청하는 협조공문” 이러고 설명할 수 있습니다. 때문에 초청에 대한 법적인 책임도 부담해야 하고, 이로 인해 알고 있는 외국인 지인을 대상으로 사증 초청장을 제공 한다고 하여도 신원 확인을 꼼꼼히 해야 할 필요가 있겠습니다.
사증 초청장을 제공할 인원이 10인 이상인 경우, 사증 지원 담당자를 두거나 전담 조직을 만드는 것을 권장 드립니다. 제외공관마다 요구하는 구비서류가 세부적인 부분에서 다르고, 초청장 내용이나 서식에 대한 요구사항, 신원보증서 제출 필요 여부도 모두 다르기 때문에 이러한 차이점을 일일이 확인하고 작업해야 해서 행정력이 상당히 많이 소모 됩니다. 초청장에 대해 공증이 필요하거나, 초청장 원본(물리적으로 인쇄하여 직접 직인이나 법인인감을 날인한) 제출이 필요한 경우도 있으며, 이러한 경우 우편으로 송부 하거나 인편으로 전달해야 하여 행정력이 더 많이 소모 됩니다.